POLÍTICA DEL CANAL DE CUMPLIMIENTO

Introducción

Establiments Viena, S.A.U. (en adelante, Viena) ha establecido el Canal de Cumplimiento en virtud de su compromiso de promover una cultura de transparencia, ética y tolerancia cero ante conductas que puedan suponer un incumplimiento de la legislación aplicable, del Código de Conducta o de la normativa interna.

 

Definiciones

Sistema Interno de Información: Sistema de Viena para recibir y gestionar las comunicaciones sobre infracciones de la ley o la normativa interna, así como para resolver consultas sobre el Modelo de Cumplimiento, que abarca tanto el Canal de Cumplimiento, como el responsable del sistema y el procedimiento de gestión de dichas comunicaciones.

Infracciones de la ley: Cualquier acción u omisión que pueda constituir una infracción del Derecho de la Unión Europea o bien una infracción penal o administrativa grave o muy grave.

Empleado: Cualquier persona física que ostente una relación laboral con Viena, sin importar la tipología de esta.

Personas relacionadas con el denunciante: Personas físicas que asisten al denunciante durante el proceso de investigación; compañeros de trabajo, familiares y demás terceros que puedan sufrir represalias por su relación con el denunciante; así como las personas jurídicas en las que mantenga cualquier tipo de relación laboral u ostente una participación significativa en el capital o derechos de voto el denunciante.

Represalia: Cualesquiera acto u omisión que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional.

 

Cuestiones generales del canal de cumplimiento

Viena cuenta con un Canal de Cumplimiento donde se reciben dos tipos de comunicaciones:

– Consultas: sobre el Modelo de Cumplimiento y/o su normativa interna.

– Denuncias: sobre posibles infracciones de la ley, Código de Conducta o de la normativa que lo desarrolla.

Asimismo, el denunciante podrá interponer una reclamación ante la Autoridad Independiente de Protección del Denunciante competente si considera que no se ha gestionado adecuadamente su comunicación remitida y/o la investigación realizada a partir de la misma.

Los sujetos que pueden hacer uso del Canal de Cumplimiento son:

– Empleados de Viena

– Terceros externos a Viena

Tanto las consultas como las denuncias podrán cursarse por escrito a través del correo electrónico [email protected] o si lo prefiere, por medio de correo postal dirigido a la dirección C/ de Vinyals nº 61, 08221 Terrassa (Barcelona). A solicitud del denunciante, también podrá solicitarse una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete (7) días.

En el supuesto de que empleados de Viena reciban información sobre una denuncia realizada a través del Canal de Cumplimiento u cualquier otro medio, deberán guardar la máxima confidencialidad evitando, entre otros, revelar cualquier información que pudiera permitir identificar al denunciante, al denunciado o a terceros, debiéndola remitir inmediatamente al Comité de Cumplimiento mediante los canales antes mencionados.

Las consultas serán siempre nominativas, con objeto de poder facilitar una respuesta al comunicante. En el supuesto de que el comunicante no facilite sus datos personales, no se procederá a resolver la consulta ante la imposibilidad de facilitarle una respuesta.

Las denuncias, preferiblemente en aras de agilizar una investigación adecuada y eficiente de los hechos reportados, se formularán nominalmente, con identificación del denunciante. También se podrán realizar y se tramitarán las denuncias que se hayan realizado de forma anónima.

Se establecerá un registro de denuncias donde constará, como mínimo, las denuncias recibidas y las investigaciones realizadas, garantizándose la confidencialidad del mismo. Dicho registro solo podrá facilitarse a la autoridad judicial competente mediante una petición razonada a través de auto judicial.

La información contenida en el registro de denuncias solo se conservará durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la ley y, en ningún caso, por un período superior a 10 años.

Garantías del canal de cumplimiento y del proceso de investigación

 

Todas las consultas y denuncias que se reciban a través del Canal de Cumplimiento se regirán por las siguientes garantías:

i. Medidas de seguridad: el Canal de Cumplimiento contará con las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para evitar el riesgo de divulgación, indisponibilidad y pérdida o destrucción de la información, es decir, se garantizará la confidencialidad, disponibilidad e integridad de las consultas y denuncias recibidas.

ii. Confidencialidad: se garantizará la confidencialidad de la identidad del denunciante, denunciado y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de los hechos que se mencionen, teniendo acceso a la comunicación tan solo el personal autorizado.

iii. Privacidad – datos personales: el tratamiento de datos personales se realizará de acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos.

iv. Respuesta diligente y motivada: las consultas y denuncias serán contestadas respetando los plazos establecidos y siempre serán suficientemente motivadas dando respuesta a las distintas cuestiones planteadas.

v. Ausencia de conflictos de intereses: las comunicaciones recibidas serán tratadas de forma imparcial y objetiva, atendiendo a la realidad de hechos concretos y, en su caso, evitando conflictos de intereses.

Los denunciantes contarán adicionalmente con los siguientes derechos:

1. Confidencialidad: el denunciante tiene derecho a que no se revele su identidad sin su consentimiento expreso (tanto si facilita sus datos, como si no lo hace y posteriormente se descubre su identidad) a ninguna persona que no forme parte del Comité de Cumplimiento y demás personal autorizado, a excepción de cuando constituya una obligación, necesaria y proporcionada, impuesta por la legislación vigente o por una investigación en el marco de un proceso judicial, en cuyo caso será informando de que su identidad será revelada, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o procedimiento judicial.

2. Anonimato: el denunciante podrá realizar la comunicación facilitando sus datos personales o bien de forma anónima, no desvelando su identidad.

3. Ausencia de represalias: el denunciante y personas relacionadas con el denunciante nunca recibirán ningún tipo de represalia por el hecho de haber interpuesto una denuncia de buena fe, entendiéndose por buena fe que: a) tuvieran motivos razonables para pensar que la información referida era veraz en el momento de la comunicación, aun cuando no se aporten pruebas concluyentes y; b) la comunicación se haya realizado conforme a lo previsto en la presente política. Únicamente podrá ser sancionado el denunciante en el supuesto de que la denuncia fuese realizada de mala fe, al existir indicios razonables de que la denuncia no era verídica y la información aportada no era veraz. El Comité de Cumplimiento, junto con los departamentos que correspondan, establecerán las acciones de seguimiento oportunas para velar por el cumplimiento de esta garantía.

Asimismo, quedan excluidas expresamente de protección las denuncias que:

a. Hayan sido inadmitidas por alguna de las siguientes causas:

i. Los hechos relatados carecen de toda verosimilitud.

ii. Los hechos relatados no constituyen infracción alguna.

iii. Carece manifiestamente de fundamento o bien existan indicios que la información de la denuncia se ha obtenido mediante la comisión de un delito, en cuyo caso se abrirá la investigación correspondiente sobre estos últimos hechos.

iv. No contenga información nueva y significativa sobre una infracción en comparación con una información de una denuncia anterior, respecto de la cual han concluido la investigación, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.

b. Versen sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al denunciante y al denunciado.

c. Cuyos hechos ya sean públicos o sean meros rumores.

d. Cuyos hechos no sean infracciones de la ley o de la normativa interna de Cumplimiento.

4. Información: el denunciante recibirá un acuse de recibo dentro del plazo máximo de siete (7) días desde el momento de la recepción de la denuncia en el Canal de Cumplimiento, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. También se le informará sobre la finalización de la investigación y las medidas previstas o adoptadas.

Los denunciados contarán adicionalmente con los siguientes derechos:

1. Confidencialidad: el denunciado tiene derecho a que no se revele su identidad sin su consentimiento expreso, a ninguna persona que no forme parte del Comité de Cumplimiento y demás personal autorizado, a excepción de cuando constituya una obligación, necesaria y proporcionada, impuesta por la legislación vigente o por una investigación en el marco de un proceso judicial.

2. Presunción de inocencia: el denunciado tiene derecho a que se le respete la presunción de inocencia, por lo que no podrá ser sancionado o penalizado hasta finalizar la investigación. No obstante, en caso de que durante la investigación se detectase que el denunciado continúa realizando infracciones, podrán adoptarse medidas cautelares, todo ello de conformidad y con las limitaciones previstas en la normativa vigente en cada momento.

3. Derecho a declarar, presentar pruebas y a asistencia: el denunciado tiene derecho a declarar en el procedimiento de investigación o a acogerse a su derecho a no declarar contra sí mismo ni confesarse culpable. También tendrá derecho a utilizar los medios de prueba que considere pertinentes para su defensa (testigos, documentos, etc.). En todo caso, en todas las investigaciones se deberá dar la oportunidad al denunciado de declarar y aportar pruebas antes de la finalización de esta. Asimismo, de conformidad con la legislación vigente, podrán declarar acompañados por un representante de los trabajadores o abogado, si lo solicitará previamente y siempre y cuando dicho representante no se encuentre involucrado en los hechos investigados. Se dejará constancia de esta circunstancia en el acta de la declaración.

4. Información: el denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra y tiene derecho a conocer los resultados de la investigación y las medidas correctivas que, en su caso, se apliquen, salvo aquella información que expresamente la legislación vigente prohíbe trasladarle, como la identidad del denunciante. Será informado de la existencia de una denuncia en el plazo más breve posible, siempre y cuando no comprometa la investigación. Si se diera este último supuesto, se le dará a conocer la denuncia previamente a citarle para su declaración. En caso de que la denuncia no fuera exacta o veraz o bien no fuera constitutiva de ilícito alguno, el denunciado tiene derecho a que así conste. En el supuesto anterior, si hubiera sido notoria la investigación sobre el denunciado, el Comité de Cumplimiento, previa petición del denunciado realizará un comunicado interno a todo el personal del departamento del denunciado o de aquellos departamentos que se considere, según el caso, expresando la finalización de la investigación y la conclusión de que los hechos no eran exactos o veraces o bien de que no se trataba de conductas constitutivas de ilícito alguno.

5. Derecho a un procedimiento justo: el denunciado tiene derecho a un proceso con todas las garantías, respetando las disposiciones legales y normativa interna aplicables al proceso que incluirán, además de las descritas anteriormente y, entre otras, el respeto a los plazos establecidos (sin dilaciones indebidas), que las personas que tomen las decisiones sean objetivas e imparciales (no conflicto de interés), adoptando en todos los casos medidas proporcionadas a la gravedad de los hechos producidos (proporcionalidad de la sanción o penalización).

El Canal de Cumplimiento deberá respetar la normativa vigente en materia de protección de datos personales y, especialmente, lo dispuesto en el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos (en adelante, “RGPD”), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, la “LOPDGDD”) y el Título VI y demás disposiciones sobre protección de datos recogidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y luchas contra la corrupción (en adelante, “Ley de protección del denunciante”), destacándose las siguientes cuestiones:

i. El acceso a los datos contenidos en el Canal de Cumplimiento quedará limitado exclusivamente al Comité de Cumplimiento, además de aquellas personas externas que le asistan en la gestión y tramitación de comunicaciones recibidas.

De igual forma, podrán disponer de acceso:

o Recursos Humanos: tan solo podrá acceder a la información para la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.

o Servicios jurídicos: tan solo podrá acceder a la información para la adopción de medidas legales en relación con la denuncia.

o El Comité de Protección de Datos: para el ejercicio de sus funciones.

o Terceros: cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en Viena o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

ii. En relación con la conservación de los datos personales en el Canal de Cumplimiento, deberán conservarse únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos 3 meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del Canal de Cumplimiento salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema Interno de Información. En el caso en que a la denuncia no se le haya dado curso, solamente podrá constar la información de forma anonimizada. Podrán igualmente seguir tratándose los datos personales para la investigación de los hechos denunciados fuera del Canal de Cumplimiento.

iii. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial

iv. Se procederá al inmediato archivo de las denuncias que no sean pertinentes y de aquellas respecto de las cuales, una vez investigados los hechos, se concluyera que no son exactas o veraces o bien no fueran constitutivas de ilícito alguno, sin perjuicio de que los datos e informaciones quedarán almacenados en el repositorio correspondiente.

v. No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una denuncia o si se recopilan por accidente se eliminarán sin dilación indebida.

vi. Se informará del tratamiento de los datos de carácter personal al denunciado y al denunciante, así como a los terceros relacionados con los hechos en un plazo razonable, en todo caso, en el plazo de un mes desde la recepción, salvo que comprometa la investigación de la denuncia, en cuyo caso se les informará más adelante pero siempre previamente a finalizar la investigación.

vii. Cualquier interesado podrá ejercer los derechos de protección de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad. No obstante, si los denunciados ejercieran el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.

 

Comunicación de dudas e incumplimientos

En todos los niveles de Viena existe la obligación de comunicar las situaciones de riesgo que puedan producirse dentro o fuera de la compañía, que puedan producir daños o perjuicios a cualquier persona física o jurídica. Especialmente, deberán comunicarse las situaciones de incumplimiento de la ley, del Código de Conducta o de la normativa que lo desarrolla.

Viena dispone de un Canal de Cumplimiento al que pueden dirigirse las comunicaciones que alerten sobre la existencia de una situación de riesgo o de incumplimiento, así como cualquier duda o propuesta de mejora del Modelo de Cumplimiento. Cualquier otro tipo de comunicaciones que se envíen a través del Canal de Cumplimiento no serán tramitadas, las mismas deberán ser remitidas al canal que corresponda para su gestión.

El Comité de Cumplimiento es el responsable de gestionar el Canal de Cumplimiento y de atender las comunicaciones que se remitan al mismo. No obstante, el formulario web es gestionado por un proveedor externo especializado que analizará el contenido de la comunicación de forma independiente y objetiva.

El Canal de Cumplimiento no es un servicio de emergencias, en caso de encontrarse en esta situación si se requiere de ayuda inmediata, se debe contactar con el servicio de emergencias local o llamar al 112.

Viena garantizará el tratamiento confidencial de todas las comunicaciones que se reciban a través del Canal de Cumplimiento, así como la ausencia de represalias de cualquier tipo frente a denunciantes de buena fe.

Régimen sancionador

El incumplimiento de la ley, del Código de Conducta o de la normativa interna que lo desarrolla constituirá una infracción cuya graduación y sanción se llevará a cabo de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.

El procedimiento sancionador se iniciará a partir de una denuncia, de una comunicación, como resultado de una investigación o a raíz del conocimiento de la presunta infracción por parte del Comité de Cumplimiento.

Las medidas sancionadoras no sólo se proyectarán sobre los sujetos cuyas conductas hayan ocasionado el riesgo, sino que también podrán proyectarse sobre cualquier otro sujeto que no haya seguido la normativa aplicable para la prevención, detección y/o corrección del riesgo, circunstancia que se considera en sí misma una infracción de los valores y principios éticos de Viena.

En el supuesto de confirmarse que la actuación infractora pudiera ser constitutiva de un ilícito penal, se comunicará a las autoridades competentes para su conocimiento y persecución, sin perjuicio de la posibilidad de interponer las acciones legales que consideren oportunas por parte de Viena.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS DEL CANAL DE CUMPLIMIENTO

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento es Establiments Viena, S.A. (en adelante, el “Viena”) con domicilio social en C/ de Vinyals nº 61, 08221 Terrassa (Barcelona), y con NIF A-08874489.

2. TIPOS DE DATOS PERSONALES QUE SE TRATARÁN 

Tanto si nos facilita sus datos personales directamente o si nos los facilita un tercero, trataremos los siguientes datos personales:

TIPOLOGÍA DE INTERESADO	CATEGORÍAS DE DATOS Y DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO
Consultante	a) Datos identificativos: nombre y apellidos. b) Datos de contacto: email y teléfono. c) Datos asociados a la consulta: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, etc. d) Evidencias: fotografías o documentos relacionados con la consulta planteada.
Denunciante nominal	a) Datos identificativos: nombre y apellidos. b) Datos de contacto: email y teléfono. c) Datos asociados a la conducta denunciada: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, etc. d) Evidencias: fotografías o documentos que puedan demostrar los hechos denunciados.
Denunciante anónimo (El denunciante puede facilitar los siguientes datos o ninguno de ellos)	a) Seudónimo. b) Datos de contacto: email y teléfono. c) Evidencias: fotografías o documentos que puedan demostrar los hechos denunciados.
Denunciado	a) Datos identificativos: nombre y apellidos, DNI, etc. b) Datos asociados a la conducta denunciada: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, etc. c) Evidencias: fotografías o documentos que puedan demostrar los hechos denunciados.
Testigo	a) Datos identificativos: nombre y apellidos, DNI, etc. b) Datos de contacto: email, teléfono, dirección domicilio, etc. c) Datos asociados a la conducta denunciada: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, etc. d) Evidencias: fotografías o documentos que puedan demostrar los hechos denunciados.
Terceros	a) Datos identificativos: nombre y apellidos, DNI, etc. b) Datos de contacto: email, teléfono, dirección domicilio, etc. c) Datos asociados a la conducta denunciada: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, etc. d) Evidencias: fotografías o documentos que puedan demostrar los hechos denunciados.

 

3. TIPOS DE DATOS PERSONALES QUE SE TRATARÁN